1. Chọn tuyến vận chuyển và điểm giao nhận
Dùng chuyển phát cho mẫu duyệt, LCL cho đơn ghép nhỏ và FCL cho kế hoạch nguyên container. Xác định nơi lấy hàng, kho gom, cảng xếp, cảng đến và phạm vi giao cuối. EXW, FCA, FOB phân chia trách nhiệm khác nhau; tên cảng không giải thích toàn bộ phí địa phương.
2. Dùng dữ liệu thùng lập sơ đồ xếp hàng
Ghi SKU, số thùng, đơn vị/thùng, kích thước ngoài, khối lượng cả bì thực đo và yêu cầu pallet. Tính CBM bằng dài × rộng × cao theo cm ÷ 1,000,000; làm rõ chênh lệch với số công bố trước đặt chỗ. Mốc 28 m³ cho 20GP và 68 m³ cho 40HQ là ví dụ lập kế hoạch, phụ thuộc tải trọng và cách xếp.
3. Tách yêu cầu pin, chất lỏng và hạn chế tại nơi đến
Khai đúng hóa học pin, Wh, số pin và cách đóng gói. Vận chuyển pin lithium cần bản tóm tắt thử UN38.3 phù hợp và tài liệu bao gói/đánh dấu áp dụng. Hãng vận chuyển có thể yêu cầu SDS pin hoặc dung dịch bong bóng; chất lỏng tự nó không cần thử lithium. Súng đạn gel và hình dạng mô phỏng vũ khí có thể chịu hạn chế riêng; logo EN71 không chứng minh được phép thông quan.
4. Hoàn thiện hồ sơ vận chuyển và phòng ngừa tổn thất
Đối chiếu hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn biển/hàng không, ký mã hiệu và số đơn. Nêu rõ dùng pallet hay không; bao gỗ nguyên khối có thể cần dấu xử lý theo nơi đến. Chụp tình trạng thùng và xếp hàng, lưu số niêm phong, báo thiếu/hỏng với hãng vận chuyển kịp thời. Ước tính cước không bao gồm khoản không ghi rõ trong báo giá.